إدارة الوقت

هي عملية تخطيطية للسيطرة على الوقت الذي يقضيه الإنسان في مختلف الأنشطة.

وهو عبارة عن نشاط تجميعي يهدف إلى تحقيق أقصى فائدة عامة لمجموعة من الأنشطة الأخرى في إطار شرط الحدود لفترة زمنية محدودة، حيث لا يمكن إدارة الوقت نفسه نظرًا لأنه ثابت. قد يتم مساعدة إدارة الوقت من خلال مجموعة من المهارات والأدوات والتقنيات المستخدمة لإدارة الوقت عند إنجاز المهام والمشروعات والأهداف المحددة التي تتوافق مع تاريخ الاستحقاق. في البداية، أشارت إدارة الوقت إلى أنشطة العمل أو العمل فقط، ولكن في النهاية تم توسيع المصطلح ليشمل الأنشطة الشخصية أيضًا. نظام إدارة الوقت هو مجموعة مصممة من العمليات والأدوات والتقنيات والأساليب. عادة ما تكون إدارة الوقت ضرورة في أي مشروع تطوير حيث إنها تحدد وقت إنجاز المشروع ونطاقه.

الموضوعات الرئيسية الناشئة عن الأدبيات المتعلقة بإدارة الوقت تشتمل على ما يلي:

- خلق بيئة مواتية للفعالية.

- تحديد الأولويات.

- تنفيذ النشاط حول تحديد الأولويات.

- عملية ذات الصلة من تقليل الوقت الذي يقضيه على غير الأولويات.

- حوافز لتعديل السلوك لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية المتعلقة بالوقت.

ترتبطُ إدارة الوقت بمفاهيم مختلفة مثل:

إدارة المشاريع: يمكن اعتبار إدارة الوقت مجموعة فرعية لإدارة المشاريع وتعرف أكثر باسم تخطيط المشروع وجدولة المشروع، كما تم تحديد إدارة الوقت كأحد الوظائف الأساسية المحددة في إدارة المشروع.

ترتبط إدارة الاهتمام بإدارة الموارد المعرفية، وعلى وجه الخصوص الوقت الذي يخصص فيه البشر عقلهم (وينظمون عقول موظفيهم) للقيام ببعض الأنشطة.

إدارة الوقت التنظيمي هو علم تحديد وتقييم وخفض تكلفة الوقت داخل المؤسسات، وتقارير وتقيم الوقت المستدام مالياً، والوقت الضائع والوقت الفعال داخل المنظمة وتطور حالة العمل لتحويل الوقت الضائع إلى وقت إنتاجي من خلال تمويل المنتجات أو الخدمات أو المشاريع أو المبادرات بعائد إيجابي على الاستثمار.

طرق إدارة الوقت تُعدّ إدارة الوقت من الأمور المهمّة لإنجاز المهام بفاعلية وكفاءة عالية، وتُساعد الطرق الآتية على إدارة الوقت.
خلق بيئة فعالة

ويشدد بعض الأدبيات [المتعلقة بإدارة الوقت] على المهام المتعلقة بتهيئة بيئة مواتية لفعالية «حقيقية». تتضمن هذه الاستراتيجيات مبادئ مثل:

- «تنظيم» فرز الأوراق والمهام.

- «حماية الوقت» العزل والعزل والتفويض.

- «الإنجاز من خلال إدارة الأهداف ومن خلال التركيز على الهدف» التركيز التحفيزي.

- «التعافي من العادات الزمنية السيئة» الشفاء من المشاكل النفسية الكامنة، على سبيل المثال، المماطلة.

ويشير المؤلفون على خلق بيئة فعالة، مثل وجود مكتب أو منزل أنيق لإطلاق العنان للإبداع، والحاجة إلى حماية «وقت الذروة»، ويركز الأدب أيضًا على التغلب على المشكلات النفسية المزمنة مثل المماطلة.

قد ينتج عن عدم القدرة المفرطة والمزمنة على إدارة الوقت بشكل فعّال من اضطراب فرط الحركة المفرط (adhd) أو اضطراب نقص الانتباه (add) <
وتشمل المعايير التشخيصية إحساسًا بانخفاض التحمل، وصعوبة التنظيم، ومشاكل في البدء، ومشكلات إدارة العديد من المشاريع المتزامنة، ومشاكل في المتابعة، يركز بعض المؤلفين على القشرة المخية قبل الجبهية، وهو أحدث جزء متطور من الدماغ. وهو يتحكم في وظائف فترة الانتباه، والتحكم في الاندفاعات، والتنظيم، والتعلم من التجربة والرصد الذاتي، وغير ذلك. يجادل بعض المؤلفين بأن تغيير طريقة عمل القشرة الأمامية الجبهية أمر ممكن وقد يقدم حلول.


تحديد الأولويات والأهداف

غالبًا ما ترتبط استراتيجيات إدارة الوقت بالتوصية بتعيين الأهداف الشخصية. وتؤكد الأدبيات على مواضيع مثل:

- «العمل في ترتيب الأولوية» تحديد الأهداف وتحديد الأولويات.

- «تعيين أهداف الجاذبية» التي تجذب الإجراءات تلقائيًا.

يتم تسجيل هذه الأهداف ويمكن تقسيمها إلى مشروع أو خطة عمل أو قائمة مهام بسيطة، بالنسبة للمهام الفردية أو للأهداف، يمكن تحديد درجة الأهمية، وتحديد المواعيد النهائية، وتحديد الأولويات. وينتج عن هذه العملية خطة تحتوي على قائمة مهام أو جدول أو تقويم للأنشطة. قد يوصي المؤلفون بفترات تخطيط يومية أو أسبوعية أو شهرية أو غيرها من المراحل المرتبطة بنطاق تخطيط أو مراجعة مختلفين. يتم ذلك بطرق مختلفة، على النحو التالي.