مثال تطبيقي على القبعات الست

إليك مثالًا تطبيقيًا لاستخدام أسلوب القبعات الست لحل مشكلة في بيئة العمل، وسنفترض أن فريقًا في شركة يواجه مشكلة تأخر تسليم مشروع مهم. من خلال ارتداء كل قبعة، يتم تقديم وجهة نظر مختلفة عن المشكلة والمساهمة في الوصول إلى حل شامل.
المشكلة:

تأخر تسليم مشروع تطوير تطبيق جديد للهواتف الذكية
1. القبعة البيضاء (الحقائق والمعلومات):

الهدف من المشروع هو تطوير تطبيق للهواتف الذكية يساهم في تحسين تجربة العملاء.
الوقت المتوقع لإتمام المشروع هو 6 أشهر، لكنه تأخر لشهرين.
تأخر التسليم بسبب نقص في الموارد البشرية وبعض المشاكل التقنية غير المتوقعة.
المعلومات تشير إلى أن العميل غير راضٍ عن التأخير ويطالب بتحديثات دورية.

2. القبعة الحمراء (العواطف والانطباعات):

فريق العمل يشعر بالإحباط بسبب ضغط الوقت المتبقي وتوقعات العميل العالية.
بعض الموظفين يشعرون بأن الجهد المبذول غير مقدّر.
هناك قلق من تأثير هذا التأخير على سمعة الشركة مع العملاء المستقبليين.

3. القبعة السوداء (التقييم السلبي والمخاطر):

التأخير الحالي قد يؤدي إلى خسارة العميل واهتزاز ثقة العملاء الآخرين.
المشروع قد يتعرض لمشاكل أكبر إذا لم يتم تعزيز الموارد أو تحسين العمليات.
هناك احتمال أن ينسحب بعض أعضاء الفريق بسبب الضغط والإرهاق.

4. القبعة الصفراء (التفاؤل والإيجابيات):

بالرغم من التأخير، إلا أن الفريق أظهر تماسكًا وقدرة على مواجهة التحديات.
التأخير قد يتيح فرصة لتحسين بعض جوانب المشروع وتقليل الأخطاء المحتملة.
هذه التجربة ستزيد من خبرة الفريق في التعامل مع أزمات مشابهة في المستقبل.

5. القبعة الخضراء (الأفكار الإبداعية والابتكار):

يمكن استخدام تقنيات جديدة لتسريع عملية التطوير وتجاوز المشاكل التقنية.
اقتراح تقسيم المشروع إلى مراحل بحيث يتم تسليم جزء منه للعملاء لتقليل التوتر.
يمكن إعادة توزيع المهام بين الأفراد أو توظيف أشخاص إضافيين لتسريع العمل.

6. القبعة الزرقاء (التنظيم والتخطيط):

عقد اجتماع مع الفريق لتحديد النقاط الأساسية في كل مرحلة والعمل على جدول زمني محدث.
تقسيم العمل إلى أهداف أسبوعية لمتابعة التقدم وتحديد المشكلات في وقت مبكر.
وضع آلية للاتصال الدوري مع العميل لطمأنته وتقديم التحديثات حول مراحل المشروع.

الخلاصة والنتيجة:

عبر تطبيق أسلوب القبعات الست، تمكّن الفريق من النظر إلى المشكلة من زوايا متعددة، مما ساهم في الوصول إلى حلول عملية وتقليل التأخير وزيادة رضا العميل.
حل مشكلة باستخدام القبعات الست

لنتناول مثالًا آخر لمشكلة وحلها باستخدام أسلوب القبعات الست؛ سنختار مشكلة انخفاض إنتاجية فريق العمل في شركة معينة. الهدف هو إيجاد حلول تساعد على تحسين الإنتاجية وزيادة كفاءة العمل. سنمر عبر كل قبعة لتحليل المشكلة من جوانب مختلفة والتوصل إلى حل شامل.
المشكلة:

انخفاض إنتاجية فريق العمل وتأخر إكمال المهام في الوقت المحدد.
1. القبعة البيضاء (الحقائق والمعلومات):

تم رصد انخفاض في إنتاجية الفريق خلال الأشهر الثلاثة الماضية.
البيانات تشير إلى زيادة في الوقت اللازم لإتمام المهام بنسبة 30%.
عدد الاجتماعات زاد بنسبة 40% عن العام الماضي، مما يقلل من وقت العمل الفعلي.
بعض الأعضاء يشتكون من عدم وضوح الأهداف والمهام اليومية.

2. القبعة الحمراء (العواطف والانطباعات):

بعض أعضاء الفريق يشعرون بالإرهاق بسبب كثرة المهام المطلوبة وعدم وضوح الأولويات.
هناك شعور بالإحباط بين الموظفين نتيجة ضغط العمل وعدم وجود دعم كافٍ من الإدارة.
بعض الأعضاء يشعرون بعدم التقدير، مما يقلل من الحماس للعمل.

3. القبعة السوداء (التقييم السلبي والمخاطر):

استمرار انخفاض الإنتاجية قد يؤدي إلى خسارة عملاء بسبب التأخر في تسليم المشاريع.
إذا لم يتم حل المشكلة، قد تؤدي إلى تراجع سمعة الشركة وزيادة معدلات الاستقالة.
التكلفة المترتبة على انخفاض الإنتاجية عالية، حيث تتسبب في تأخير الأهداف والمشاريع المستقبلية.

4. القبعة الصفراء (التفاؤل والإيجابيات):

بالرغم من المشكلة، فإن الفريق يتمتع بمهارات جيدة، مما يعني أن تحسين الإنتاجية ممكن إذا وُضعت استراتيجيات مناسبة.
فرصة لتطوير أساليب جديدة لتنظيم العمل وتحفيز الموظفين.
هذه الأزمة قد تكون نقطة انطلاق لتغيير إيجابي في ثقافة العمل داخل الشركة.

5. القبعة الخضراء (الأفكار الإبداعية والابتكار):

اقتراح تقليل عدد الاجتماعات إلى مرة واحدة في الأسبوع مع الاعتماد على أدوات تواصل فعّالة.
تقديم جلسات توجيهية أسبوعية لتوضيح الأهداف، وخلق نظام لتحديد الأولويات بوضوح.
توفير دورات تدريبية قصيرة للموظفين لتعزيز مهارات تنظيم الوقت والإنتاجية.
اعتماد “يوم العمل المرن” للسماح للموظفين بالعمل عن بُعد أو تحديد ساعات العمل بما يتناسب مع ظروفهم الشخصية.

6. القبعة الزرقاء (التنظيم والتخطيط):

وضع خطة عمل محددة تتضمن إعادة هيكلة الجدول الزمني للفريق وتقليل الاجتماعات غير الضرورية.
إنشاء جدول متابعة يومي لتحديد الإنجازات والمعوقات بشكل مباشر.
عقد اجتماع مع الفريق كل أسبوع لمراجعة التقدم والاطلاع على التحديات وإيجاد حلول سريعة.
تعيين مسؤول من الإدارة لدعم الفريق وضمان تطبيق الاستراتيجيات الجديدة بشكل مستمر.

الخلاصة والنتيجة:

بعد تحليل المشكلة باستخدام أسلوب القبعات الست، تم الوصول إلى مجموعة من الحلول التي من المتوقع أن تُحسن إنتاجية الفريق. تضمنت هذه الحلول إعادة تنظيم الجدول الزمني، تقليل الاجتماعات غير الضرورية، توفير الدعم المعنوي والفني، وتقديم تدريبات لتطوير المهارات. هذا التوجه سيساهم في تحسين بيئة العمل، رفع مستوى الرضا الوظيفي، وزيادة الإنتاجية بشكل ملحوظ.