الاعتذار بأدب.
توضيح الأسباب العملية.
اقتراح بدائل.
تحديد الأولويات.
التحدث بثقة.
تجنب المواجهة العاطفية.
الحفاظ على الحيادية.
الاعتراف بالعمل المطلوب.
التأكيد على استعدادك للمساعدة في المستقبل.
التحقق من التوجيهات.الاعتذار بأدب: استخدم لغة مهذبة عند رفض الطلب. يمكنك قول: “أفهم أهمية هذا الطلب، ولكن للأسف لا أستطيع تنفيذه الآن بسبب التزامات أخرى.”
توضيح الأسباب العملية: قدم أسبابًا مهنية توضح لماذا لا يمكنك تلبية الطلب. إذا كنت مشغولاً بمهام أخرى، اشرح له ذلك بوضوح.
اقتراح بدائل: بدلاً من الرفض المباشر، حاول اقتراح بدائل. يمكنك قول: “هل يمكنني تنفيذ هذا في وقت لاحق اليوم بعد إكمال المهمة الحالية؟”
تحديد الأولويات: إذا كان الطلب غير مناسب لتوقيتك الحالي، اطلب من المدير تحديد الأولويات. هذا يساعد على توضيح ما هو الأكثر أهمية.
التحدث بثقة: عند رفض الطلب، تحدث بثقة ولا تظهر ترددًا أو ضعفًا. الثقة تجبر المدير على احترام قرارك.
تجنب المواجهة العاطفية: رفض طلب المدير يجب أن يتم بطريقة مهنية دون الدخول في مواجهة عاطفية أو جدال.
الحفاظ على الحيادية: تأكد أن ردك يعتمد على الأسباب العملية والمهنية دون التطرق إلى أي أمور شخصية.
الاعتراف بالعمل المطلوب: حتى إذا كنت ترفض الطلب، اعترف بأهمية العمل ووضح أنك تقدّر الحاجة لتنفيذه، ولكن في الوقت المناسب.
التأكيد على استعدادك للمساعدة في المستقبل: بعد رفض الطلب، أظهر استعدادك للمساعدة لاحقًا. يمكنك قول: “سأكون متاحًا لمساعدتك في هذا بعد الانتهاء من المهام الحالية.”
التحقق من التوجيهات: إذا كان الطلب غير واضح أو غير معقول، اطلب من المدير توضيحه أو مراجعة التوجيهات معه لضمان فهمك الصحيح قبل اتخاذ القرار.